Informazioni sul trattamento di dati personali

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 679/2016 (GDPR)

L’Istituto “S. Paolo della Croce” in relazione alle finalità istituzionali dell’istruzione e della formazione e ad ogni attività amministrativa, raccoglie, registra, elabora, conserva e custodisce dati personali identificativi relativi agli alunni iscritti, alle rispettive famiglie, al personale dipendente, a membri degli organi collegiali dell’Istituto e a soggetti esterni, con i quali intercorrono rapporti di fornitura di beni e/o servizi, collaborazione interistituzionale e in regime di convenzione o accordo di rete. I trattamenti effettuati riguardano, pertanto, unicamente le finalità rientranti tra quelle istituzionali relative all’istruzione, alla formazione degli allievi e alle attività amministrative ad esse strumentale, così come definite dalla normativa vigente e dai connessi regolamenti e leggi regionali, e per le quali vengono raccolti solo i dati strettamente necessari.

Secondo le disposizioni del Regolamento (UE) 679/2016 (di seguito “Regolamento”), delle norme previste dall’ordinamento nazionale in materia di protezione dei dati personali e in applicazione dell’art.2 del DPR n. 249/1998, i trattamenti dei dati personali effettuati dall’Istituto sono improntati ai principi di liceità e trasparenza, a tutela della riservatezza e dei diritti delle persone fisiche interessate.

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è la Provincia Romana Sacro Cuore di Gesù , Via San Paolo della Croce 1/3, 00043, Ciampino, Roma, al quale ci si potrà rivolgere per esercitare i diritti di cui agli articoli dal 15 al 22 del Regolamento (UE) n. 2016/679, anche attraverso i seguenti recapiti:

Tel: 06 7910108

Fax: 06 7913000

E-mail: scuolasanpaolocp@tiscali.it

Responsabile della protezione dei dati

Il Responsabile della protezione dei dati, anche denominato Data Protection Officer (DPO), è raggiungibile al seguente indirizzo: Responsabile della protezione dei dati, Istituto “S. Paolo della Croce”, Via S. Paolo della Croce 1/3, 00043, Ciampino, Roma.

E-mail: dpo.istitutosanpaolodellacroce@gmail.com

Finalità del trattamento

L’Istituto effettua diversi trattamenti di dati personali esclusivamente al fine di adempiere agli obblighi connessi alla instaurazione ed al mantenimento dei rapporti con gli alunni iscritti, le rispettive famiglie, il personale dipendente, i membri degli organi collegiali e i soggetti esterni, con i quali intercorrono rapporti di fornitura di beni e/o servizi, collaborazione interistituzionale e in regime di convenzione o accordo di rete, necessari per le diverse finalità previste dalle normative vigenti riguardo il funzionamento delle scuole.

Senza pretesa di esaustività, i trattamenti di dati personali effettuati dall’Istituto ai sensi dell’art. 6 lettera e) del Regolamento sono:

1. gestione delle attività propedeutiche all’avvio dell’anno scolastico;
2. gestione delle attività didattica-formativa e di valutazione;
3. gestione di attività socio-assistenziali (con particolare riferimento a soggetti che versano in condizioni di disagio sociale, economico o familiare);
4. gestione di mense scolastiche o fornitura di sussidi, contributi e materiale didattico;
5. partecipazione di tutte le attività organizzate in attuazione del Piano dell’Offerta Formativa;
6. gestione di eventuali contenziosi tra la scuola e la famiglia dell’alunno;
7. adempimento di obblighi derivanti da leggi, contratti, regolamenti in materia di igiene e sicurezza del lavoro, in materia fiscale, in materia assicurativa.
8. gestione della struttura organizzativa, dell’anagrafica del personale e registrazione degli eventi di carriera (trattamento giuridico del personale);
9. gestione delle pratiche assicurative e previdenziali;
10. trattamenti assistenziali, denunce e pratiche di infortunio, trattamenti assistenziali.

Per ciascuno dei suddetti trattamenti genericamente definiti, maggiori dettagli sono previsti nelle informative specifiche che verranno fornite di volta in volta agli interessati.

Base giuridica del trattamento

I dati personali sono trattati dal personale della scuola autorizzato nel corso del rapporto con la presente Istituzione scolastica nell’ambito delle finalità istituzionali, così come definite dalla normativa vigente che rappresenta la base giuridica del trattamento (R.D. n. 653/1925; D.lgs. n. 297/1994; D.P.R. n. 275/1999; Legge n. 62/2000; Legge n. 104/1992; Legge n. 53/2003; Art.6, pr.1, lett c) e c) del Regolamento (UE) 679/2016; D.M 305/2006; D.lgs. 76/05; D.lgs. n. 151/2001; Contratti Collettivi di Lavoro Nazionali ed Integrativi stipulati ai sensi delle norme vigenti; D.P.C.M. 23 febbraio 2006 n. 185 fatto salvo quanto disposto dal D.lgs. n. 66/2017; D.P.R. 20 marzo 2009, n.89; Legge 170 dell’8.10.2010; D.M. n. 5669 12 luglio 2011; D.P.R. 28 marzo 2013 n.80; D.L. 12 settembre 2013, n.104, convertito, con modificazioni, dalla Legge 8 novembre 2013, n. 128, Legge 13 luglio 2015 n. 107 e relativi decreti applicativi e tutta la normativa richiamata e collegata alle citate disposizioni).

Modalità di trattamento

I suddetti trattamenti vengono effettuati nell’ambito degli uffici di segreteria, delle aule didattiche e dei locali a ciò deputati, in modalità sia manuale che informatica, in conformità a quanto stabilito dall’articolo 5 del Regolamento (UE) n. 2016/679 e nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla normativa vigente e per impedire l’accesso o l’utilizzo non autorizzato dei dati personali. Pertanto, i dati personali sono trattati e conservati nel pieno rispetto dei principi di necessità, minimizzazione dei dati e limitazione del periodo di conservazione, mediante l’adozione di misure tecniche ed organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio ex art. 32 del Regolamento e per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, comunque per il periodo previsto dalla legge.

Categorie di destinatari

I dati oggetto di trattamento potranno essere comunicati ai seguenti soggetti esterni all’Istituzione scolastica per le seguenti finalità:

• Alle altre istituzioni scolastiche, statali e non statali, per la trasmissione della documentazione attinente alla carriera scolastica degli alunni, limitatamente ai dati indispensabili all’erogazione del servizio;
• Agli Enti Locali per la fornitura dei servizi ai sensi del D.lgs. 31 marzo 1998, n. 112, limitatamente ai dati indispensabili all’erogazione del servizio;
• Ai gestori pubblici e privati dei servizi di assistenza agli alunni e di supporto all’attività scolastica, ai sensi delle leggi regionali sul diritto allo studio, limitatamente ai dati indispensabili all’erogazione del servizio;
• Agli Istituti di assicurazione per denuncia infortuni e per la connessa responsabilità civile;
• All’INAIL per la denuncia infortuni ex D.P.R. 30 giugno 1965, n. 1124;
• Alle ASL e agli Enti Locali per il funzionamento dei Gruppi di Lavoro Handicap di istituto e per la predisposizione e verifica del Piano Educativo Individualizzato, ai sensi della legge 5 febbraio 1992, n.104;
• Ad aziende, imprese e altri soggetti pubblici o privati per tirocini formativi, stage e alternanza scuola-lavoro, ai sensi della Legge 24 giugno 1997, n. 196 e del D.lgs 21 aprile 2005, n. 77 e, facoltativamente, per attività di rilevante interesse sociale ed economico, limitatamente ai dati indispensabili all’erogazione del servizio;
• Alle Avvocature dello Stato, per la difesa erariale e consulenza presso gli organi di giustizia;
• Alle Magistrature ordinarie e amministrativo-contabile e Organi di polizia giudiziaria, per l’esercizio dell’azione di giustizia;
• Ai liberi professionisti, ai fini di patrocinio o di consulenza, compresi quelli di controparte per le finalità di corrispondenza.

Dove la comunicazione non sia prevista da disposizione di legge, il Titolare provvede alla designazione di tali soggetti quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) n. 2016/679, tra quelli che presentino garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del Regolamento e garantiscano la tutela dei diritti degli interessati.

Periodo di conservazione

I dati personali raccolti per le finalità previste sono conservati per il tempo prescritto dalla legge per l’espletamento delle attività istituzionali, gestionali e amministrative, in base alla normativa di riferimento per le Istituzioni scolastiche individuate ai sensi della Legge 10 marzo 2000, n. 62 e ss.mm.ii., nonché della Legge 59/1997 (Art. 21), D.P.R. 275/1999, D.P.R. 445/2000, D.lgs. 42/2004 e Legge 137/2002 (Art. 10).

Dati riferibili a documenti soggetti ad archiviazione illimitata o per 50 anni: contrattazione, verbali di riunioni, registri delle deliberazioni, protocolli, registri dei contratti, dati relativi a procedimenti disciplinari e giurisdizionali, contratti di prestazione d’opera e di assunzione, fascicoli individuali del personale e degli allievi, ordini di servizio, orari di servizio e registro assenze, registri degli stipendi ed altri assegni, liquidazione consulenze, accertamenti sanitari riferiti a malattie professionali ed infortuni, attestati di aggiornamento del personale, registri di iscrizione/immatricolazione degli allievi, registri generali dei voti e delle valutazioni, dati relativi a borse di studio, elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche per gli esami di Stato, pagelle e dati di scrutinio.

Dati riferibili a documenti soggetti ad archiviazione per 6 anni (con obbligo comunque di conservazione di 1 esemplare a campione): elezione e convocazione organi collegiali, richieste di certificati ed autorizzazioni rispetto all’uso dei locali, elenchi buoni libro e cedole librarie, elenchi servizio mensa, elenchi servizio di trasporto degli allievi, domande di ferie e permessi, copie certificati di servizio, certificati di nascita e vaccinazione e documenti vaccinali in genere, registri delle assenze degli allievi.

Dati riferibili a documenti soggetti ad archiviazione per 1 anno: elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche degli allievi ad esclusione di quelli prodotti per l’esame di Stato (con obbligo comunque di conservazione di 1 annata a campione ogni 10 anni), richieste di accesso e di copie di atti.

Tutta la documentazione di natura contabile-amministrativa è soggetta ad obbligo di conservazione decennale.

Diritti dell’interessato

L’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: le finalità del trattamento, le categorie di dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati (compresi destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali), il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo, l’origine dei dati personali, l’esistenza di un processo di profilazione e informazioni sulla logica utilizzata.

Inoltre, l’interessato ha il diritto, nei casi previsti dal Regolamento (UE) 679/2016 agli articoli da 16 a 21, di ottenere:

• la rettifica dei dati personali inesatti;
• l’integrazione dei dati personali incompleti;
• la cancellazione («diritto all’oblio»);
• la limitazione del trattamento dei dati personali (in tal caso, i dati sono trattati soltanto con il consenso dell’interessato, salvo che per la necessaria conservazione degli stessi);
• la portabilità dei dati, ovvero la trasmissione dei dati personali dell’interessato da un Titolare del trattamento ad un altro, qualora tecnicamente fattibile;
• l’opposizione al loro trattamento.

Le relative istanze di richiesta vanno presentate inoltrandole al Titolare del trattamento dei dati, utilizzando i dati di contatto da questi forniti nella presente informativa.

Diritto di proporre reclamo

Qualora l’interessato ritenesse che i trattamenti effettuati dal Titolare possano aver violato le norme vigenti in materia di protezione dei dati personali, ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento (UE) 679/2016.

Conferimento obbligatorio o facoltativo del dei dati

Il conferimento dei dati richiesti e il conseguente trattamento sono obbligatori, in quanto, necessari all’Istituto per espletare i propri compiti istituzionali, che sono quelle relative all’istruzione ed alla formazione degli alunni e quelle amministrative ad esse strumentali e previsti dalla normativa vigente che ne rappresenta la base giuridica. L’eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare il mancato perfezionamento dei rapporti con la presente Istituzione scolastica.